第一章 总则
第一条 为加强校园网电子邮件系统的管理，维护学校师生的利益，营造良好的教学、科研、对外交流、管理和服务环境，根据《中华人民共和国网络安全法》（中华人民共和国主席令（第五十三号））等相关法律法规以及学校《广东省外语艺术职业学院网络与信息安全管理实施办法》（粤外艺职院现〔2017〕232号），制定本办法。
第二条 广东省外语艺术职业学院电子邮件系统为学校师生通过互联网进行党政、科研、管理、对外交流等活动提供服务的公务联络邮箱。
第三条 现代教育技术中心负责电子邮件系统的管理、维护工作，确保电子邮件系统的正常运行。
第二章 帐号管理
第四条 学校电子邮箱实行实名制方式管理。现代教育技术中心根据人事处提供的新教职工的入职信息，为教职工开通个人电子邮箱帐号；以下情况需开通电子邮箱帐号的，通过线上流程填写《公共邮箱、临时网络帐号申请表》向现代教育技术中心申请。学校电子邮箱原则上只向本校师生提供服务。
（一）学生如有邮箱使用需求，可通过所在二级学院辅导员向现代教育技术中心申请；
（二）各二级部门可根据工作需要申请部门公共电子邮箱帐号；
（三）其他见习、实习人员如因工作需要确需开通邮箱帐号的，由实习见习所在单位向现代教育技术中心申请；
第五条 二级部门公共电子邮箱的使用仅限于与本部门工作有关的业务，各使用部门须指定管理员，并妥善保管账号及密码。部门变更或者业务变动需及时告知现代教育技术中心注销邮箱帐号。申请部门负责人对本部门公共电子邮箱使用所涉及的所有活动和事件负管理责任。
第六条 二级部门必须做好见习、实习人员邮箱帐号的管理工作。见习、实习期结束后帐号申请部门必须及时通知现代教育技术中心注销相关人员的帐号。如因通知不及时造成不良影响的，由申请部门承担责任。
第七条 学生毕业或教师离职一个月后，现代教育技术中心将注销其电子邮箱帐号。
第八条 现代教育技术中心每年进行邮箱账户的清查工作，对六个月未登录的部门公共邮箱以及实习见习人员邮箱帐号予以注销。
第三章 安全管理
第九条 用户个人电子邮箱帐号仅限本人使用，禁止将邮箱帐号转借他人使用。
第十条 用户在邮箱使用过程中应遵守国家法律法规和学校规定，如发生下列情形之一，一经核实，现代教育技术中心将立即停用用户邮箱服务并按学校相关规定进行处理，情节严重的，移交司法机关处理。
（一）利用网络故意传播不健康信息；
（二）违反信息安全保密条例造成国家或学校失密；
（三）利用电子邮箱对他人进行骚扰；
（四）盗用、破坏他人账号；
（五）利用电子邮箱进行商业广告活动和传送“垃圾邮件”；
（六）利用电子邮箱进行违法犯罪活动；
（七）其它违反有关网络信息安全管理条例的行为。
第十一条 用户因个人行为给邮件系统的正常运行带来不利影响或后果的，学校有权采取措施，锁定或关闭其电子邮箱，终止其继续使用学校电子邮箱的资格。
第十二条 邮件系统管理员尊重用户的注册信息和电子邮件内容的隐私权，不向第三方提供用户的注册信息，但应公安机关的要求可以查阅、提供用户的注册信息。
第四章 用户权利和义务
第十三条 用户应对使用学校电子邮箱所产生的法律后果承担相应的法律责任。
第十四条 用户应定期修改并妥善保管邮箱密码，如忘记密码，由本人向现代教育技术中心申请密码重置。如因用户名及密码保管不善导致个人邮件等信息资料泄露或丢失，用户应自行承担责任。
第十五条 用户应加强邮箱使用安全意识，设置高强度邮箱密码；接收邮件注意确定发送人、内容及附件真实性，防范邮件钓鱼攻击；在邮箱使用过程中如发现账号遭盗用等安全事故情况，应立即向现代教育技术中心反映。
第十六条 用户不得使用非学校电子邮件系统传递学校公务信息。用户不得使用电子邮箱传递涉密文件和敏感信息。
第十七条 建议用户及时备份邮件，学院对系统因不可抗力而导致的邮件损失不承担责任。
第五章 附则
第十八条 本办法由现代教育技术中心负责解释。
第十九条 本办法自发文之日起实施。原《广东省外语艺术职业学院“数字广外艺”系统管理办法》（粤外艺职院现〔2017〕223号）中学校邮箱管理的相关规定与本办法不符的，以本办法为准。
